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基于信息化视角的高校办公家具管理问题及对策研究

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-04-03  来源:网络  浏览次数:28
  摘 要:管理信息化是高校办公家具管理的发展趋势,也是提高办公家具使用效率、促进国有资产保值的重要途径。然而,由于管理理念落后、信息化管理制度缺失、信息化平台建设滞后等因素影响,高校办公家具管理出现了责权不明晰、信息录入失真、账实不符问题多等问题。所以,应当通过完善信息化管理制度、建立信息化管理平台、协调财产和财务管理等方式,推进高校办公家具管理信息化建设。
  关键词:信息化;高校办公家具;管理平台
  随着高校招生数量和办学规模的扩大,高校办公家具的类型、总量、价值等不断增加,在高校固定资产中所占比重也越来越高,但是许多高校办公家具管理意识淡薄,办公家具管理制度不完善,办公家具管理责权不明晰,信息化管理平台建设滞后,这些影响了高校办公家具的管理效率和使用效益。为此,应从信息化管理的视角出发分析高校办公家具管理问题及成因,通过树立信息化管理理念、完善信息化管理平台、建立信息化管理制度等方式推进高校办公家具管理信息化建设。
  一、高校办公家具管理信息化的问题表现
  办公家具管理信息化是高校固定资产管理信息化的重要内容,对于提高办公家具使用效益、促进国有资产保值增值等具有重要意义。近年来许多高校都意识到管理信息化建設的重要性和必要性,在信息化管理上投入了大量人力、财力和物力,但由于办公家具信息化管理涉及部门多、管理内容多、责权不明晰等,许多学校都没有建立完善的办公家具信息管理系统。[1]
  (一)多头管理难以形成合力
  当前许多高校都以归口管理方式进行办公家具管理,国有资产管理部门、后勤管理部门、教科研设备管理、图书管理部门等都拥有部分办公家具管理职能,然而,各部门之间缺乏有效协调,不能进行信息资源共享,也无法形成管理合力。此外,在长期管理实践中,许多高校都建立了一套较为规范的固定资产管理机制,也制定了办公家具购置、登记、维护、报废、出租等管理办法,但随着固定资产管理信息化建设的发展,原有的办公家具管理办法已不适应信息化系统的要求,从而产生了多头管理、责权不清、管理混乱等问题,影响了高校办公家具管理的质量及效果。
  (二)管理信息化程度比较低
  在数字化校园建设中,许多高校只是简单地将各个部门的办公家具信息导入学校资产信息管理系统,许多账外办公家具没有录入系统,这些信息往往并不能真实反映学校办公家具拥有量,经常出现办公家具的使用人、存放地、维护情况等信息不全或不实问题。此外,资产部门和财务部门的信息系统往往自成体系,信息系统之间不能实现有效对接,也难以实现办公家具信息资源共享。最后,多数高校都没有建立与信息化管理相适应的办公家具管理制度,办公家具购置预案审定、信息登记录入系统、维修费用录入、经费报销录入等机制不健全,影响了办公家具管理信息化建设的推进。[2]
  (三)账账及账实不符问题多
  在办公家具管理中,许多学校都存在重实物管理,忽视价值管理的不良倾向,资产管理和财务管理衔接不畅,资产部门多依据办公家具验收入库单进行入账,而财物部门需要依据账款结算情况进行资产管理,从而使两个部门的办公家具购置预案、明细账等往往不一致。比如,办公家具的采购、使用、折旧、维修、报废等都在实物管理流程中有所体现,但财务部门那里只体现办公家具购买付款、报废清零两个环节,从而带来了账账不符和账实不符问题。
  (四)办公家具采购随意性强
  近年来,高校扩张、合并的势头不减,高校办学规模、基础建设等不断扩大,高校在办公家具上的投入也在不断增加,办公桌、文件柜、会议桌椅、电脑台、礼堂椅等办公家具更新、采购、补购等较为频繁,这些往往会带来办公家具管理问题。比如许多高校的办公家具购置预算机制不完善,办公家具采购较为随意,经常盲目购置、随意添置办公家具,重复、购置、高价采购,不仅增加了高校办公家具的采购成本,也带来许多贪污腐败、国有资产浪费等问题。
  二、高校办公家具管理信息化的问题成因
  (一)高校缺乏信息化管理理念
  高校国有资产多是由财政拨款的方式购置或建设的,在这种情况下许多高校都形成了重财轻物、重购置轻使用的资产管理理念,许多高校领导都缺乏办公家具信息化管理意识,对办公家具管理系统、固定资产云平台等信息基础设施建设重视不够,导致高校办公家具管理信息化发展滞后。此外,在国有资产管理中高校多以教育主管部门的教育评估、教学检查等作为固定资产管理依据,片面重视教学设施、科研仪器、实训设备等固定资产的购置、使用、出售、维护、资产清查等,将办公家具管理看成无关紧要的事情,没有完善的办公家具购置预算机制、配置标准、管理机制等,也没有成立统一的办公家具采购部门。
  (二)信息化管理平台建设滞后
  当前许多高校资产信息管理系统都存在内容不全面、功能单一等问题,只能登记办公家具的来源、购置日期、供货商、类型、价格等信息,没有记录办公家具的用途、功能、质量、特点等;多数信息管理系统只有入库信息功能,并没有设置信息功能模块,无法通过信息系统了解高校办公家具的使用动态。此外,许多高校的办公家具管理系统与学生管理系统、科研管理系统等一样,仅仅具有办公家具信息统计、查询等功能,无法实现办公家具信息资源共享,不能很好地满足办公家具报废、购置、维护等需要。办公家具管理信息化不仅离不开现代信息技术的支持,也离不开学校的统筹规划、整体推进,然而许多高校缺乏先进的信息化管理理念,不能统筹兼顾、积极稳妥地推进办公家具信息化建设,往往是各个院系各自为政、单点突破的方式开展信息化建设,带来了重复建设和资源浪费问题。[3]
  (三)办公家具管理责权不明晰
  我国高校财产多为国有资产,高校只拥有办公家具的使用权和管理权,这给高校办公家具管理带来许多产权和责权问题,比如高校往往要根据国有资产管理部门的要求和规定进行管理,应付教育、财政、国资等多部门的检查和评估,不能根据本校具体情况推进办公家具管理信息化建设。此外,高校内部的办公家具管理职责不明晰、权力较分散,财务处、图书馆、资产管理部门、各个院系等都拥有办公家具管理权,缺乏强有力的办公家具管理协调机构,从而产生了重复管理、多头管理、职能交叉等问题,导致高校办公家具购置、使用、维护、报废等处于失控状态,从而产生了超标配置办公家具、办公家具闲置浪费等问题。
 
 
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