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关于高校家具资产信息化管理探讨

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-10-02  来源:网络  浏览次数:73
  摘 要 家具是高校国有资产组成部分,根据家具资产数量大、价值低的特点,在互联网+的背景下,提出通过信息化手段,进一步对高校家具资产进行全过程管理,并提出了家具管理信息化系统管理端、服务端和移动端的设计构想。
  关键词 高校;家具;资产;信息化
  1 家具资产管理的现状与困惑
  家具是高校开展教学、科研及后勤保障工作的重要支撑,是学校国有资产组成部分之一。根据《高等学校财务制度》(财教〔2012〕488号)等相关文件规定,单位价值在1000元(含)以上,使用期限在一年以上,并在使用过程中基本保持原有物质形态的家具作为固定资产管理。单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类家具,作为固定资产管理。
  经过调研,截止2014年底,国内某大学的家具资产总量为2.73亿元,件数为45.65万件,其中单价小于1000元的家具计1.16亿元,件数39.45万件。从价格上看,在文件规定的价格标准(单价1000元以上)之上的资产占到总量的57.51%,件数仅占资产总量的13.58%。换句话说,文件规定的“单位价值虽未达到规定标准,但是耐用时间在一年以上的大批同类家具”数量上占86.42%的家具,其价格只占了总量的四成。大批低值家具成為该大学管理难度较大的对象。
  家具作为固定资产的一部分,与其他固定资产相比有相同点也有不同点。而管理的难点就在于这些不同点。
  (1)使用单位对家具作为固定资产管理的意识仍不够强。家具资产相对其他设备资产来说,价值低、数量大、技术含量低,家具随意移动、丢弃、自行报废等情况在所难免。
  (2)过去相对落后的管理方式对目前的家具资产管理带来一定困扰,尤其是家具盘点存在难度。以往家具增置时取得的信息不全或存在错误信息都直接影响家具资产的管理效率及准确率。
  (3)现有的资产管理信息化系统操作性有待提高。该大学现有家具资产管理系统仍然缺乏易用性和可操作性,一定程度上影响了管理效率。
  综上,在互联网+的背景下,在管理需求的倒逼下,必须采用更先进的信息化手段,对家具资产管理进行一次改变,以适应日益增大的家具资产量,提升管理质量[1]。
  2 变革
  一般的信息化管理系统均分为前端和后端,有的还开发了移动端。前端即展示给使用者的服务界面,后端是管理者的管理界面。即在同一个系统框架下展示不同的内容给不同权限的系统使用者。鉴于资产管理系统已相当成熟,现仅根据家具资产的特点和该大学在管理上的困惑,通过校、院(系)、所(室)三级管理,从管理端和服务端的功能设置方面提出一些见解与思考。
  根据相关的资产管理文件及工作流程,制定、简化系统流程,包括从家具的采购、增置、调剂到报废一整条完整的流程。
  按照各个环节的管理流程,分别设计信息化系统管理端与服务端的功能,拓展移动端功能。
  2.1 管理端设计思考
  家具的管理基本分为两类,一类是资产账管理,包括各类资产数据信息;一类是使用管理,也就是资产增置、报废、调剂等过程管理。基于此分类,将管理的一级栏目分为资产管理和审批管理,相关的二级栏目及具体内容见表1。
  2.3 移动端设计思考
  在移动互联网时代,人们的生活习惯随之改变,移动端开发也成为当下的潮流。在家具资产管理方面,移动端也能给用户带来了不一样的体验。移动端蕴藏巨大发展潜力,尤其是充分利用移动设备的拍照与扫码功能,实现信息查询和简单业务办理。
  (1)公开查询。使用移动终端读取家具资产标签的二维码,可查询本资产相关信息。
  (2)单位业务查询和办理
  ①查询单位名下资产;
  ②办理自行购置申请、调剂申请、增置申请和初审、报损报废申请。
  ③移动扫码盘点。在家具清查、盘点过程中,使用移动终端读取家具资产标签的二维码,可确认、维护该资产相关信息。
  (3)个人业务查询和办理
  ①查询个人名下资产。
  ②办理自行购置申请、家具调剂申请、家具增置申请。
  通过以上设计,同时考虑到安全性,系统应具有严格的权限控制,采用资源集中统一授权机制,将用户按一定的级别分类,可设置不同级别的用户访问、管理不同级别的站点和栏目,实现提供基于角色的访问控制的权限管理。
  3 展望
  在浙江全省推行“最多跑一次”的背景下,信息化建设显得尤为重要。信息化系统要更易用,更完整,更简洁。通过系统的建设,为各单位提供一个完善的管理平台和准确无误的数据,处理管理活动中的疑难问题、数据统计、分析等;通过系统与各相关系统接口的建设,减少教职工往返奔波,减轻资产归口管理部门工作量,同时确保账账相符。
  另一方面,仍要通过制度建设和家具资产管理中数据采集方式的转变,来提高教职工对家具资产管理的重视度和参与度,共同做好家具资产管理工作,确保家具资产的账实相符。
  参考文献
  [1] 王关德,姜雄晖.多校区高校家具类资产信息化管理的思考[J].管理观察,2010,(23):176-177.
 
 
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