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从家具资产盘点看高校家具资产管理

放大字体  缩小字体 发布日期:2018-08-29  来源:网络  浏览次数:52
  摘要:通过高校家具资产盘点的结果,分析高校家具资产管理过程中可能存在的问题和难点,提出下一步工作的意见建议。
  关键词:高校;家具;资产;盘点
  家具资产是高校国有资产的重要组成部分,是高校开展办学、科研、管理、服务等工作不可或缺的部分。2016年教育部资产清查时,浙江大学的家具资产数量已经接近50万件,金额超过3亿元。如此庞大的体量,给家具资产管理带来了很大的挑战,在2016年家具资产清查的过程中,也发现了一些问题。浙江大学房地产管理处一直思考如何在家具资产管理方面能有新的突破和更加科学合理的管理方式。现通过浙江某高校某次典型的家具资产自查核对工作,来谈一谈高校家具资产管理的困惑,提出下一步针对性改进措施。
  一、浙江某高校某次家具自查核对案例分析
  某高校在年末启动家具资产核对,对全校二级单位(包括部处、院系、直属单位等,以下简称单位)进行了家具资产的核对工作,需核对的家具共计144029件,账面原值87615506.80元。
  该校核对方式为各单位家具资产管理员登陆该校家具资产管理系统,对本单位的家具资产账进行维护,核对明细账相关信息是否正确,核对明细账中家具与实际使用家具是否符合,并将核对结果分为三类:有账有物正常在用、有账有物待报废、有账无物。有账无物家具根据实际情况,分为已报废(原已提交报废申请,并且家具已经清理)、自行报废、家具转出、被盗和丢失和其他损失等,核查结果为有账无物的家具均要求提供相关书面材料。有物无账家具本次核对暂未作要求。
  核對结果如下:
  有账有物正常在用家具91631件,金额70854326.59元;有账有物待报废家具1691件,金额877117.75元;有账无物家具50707件,15884062.46元。
  在以上盘点结果中,有账有物正常在用家具件数占63.62%,金额占80.87%;有账有物待报废家具件数占1.17%,金额占1.00%;有账无物家具件数占35.21%,金额占18.13%。见图1和图2。
  有账无物家具资产数量惊人。其中:已报废家具为35316件,金额8301310.63元;自行报废家具为11896件,金额5339618.15元;家具转出为1575件,金额1006385.13元;被盗和丢失家具为50件,金额40330.60元;其他损失家具为1870件,1196417.75元。见图三和图四。有账无物家具特征也很明显,件数多、金额小,经查询明细,主要是移动性强的椅凳类家具和小件辅助家具。
  从金额上看,大部分有账无物家具为实物已报废、但未销账的家具;自行报废家具数量和金额也占了三分之一;因为人员调动、机构变更产生的需转出家具约占6%;其他损失主要来自办公用房调整时搬迁过程中的家具损耗。
  二、家具资产管理的问题和难点
  从以上的案例来看,该校在家具资产管理方面存在一定的问题,归纳如下:
  (一)资产使用单位对家具作为固定资产管理的意识不够强
  家具资产相对设备资产来说,价值低、数量大、技术含量低,使用单位、物业管理单位对家具的保管远不及像保管设备那样重视。尤其是团队、公共使用的家具,很少有固定的责任人,家具随意移动、丢失、自行报废等情况时有存在。
  (二)长时间未盘点,家具账物不符情况普遍存在
  2007年教育部家具资产清查工作结束后,该校未再进行家具的清查盘点和核对工作。多年的积累,使账物不符的资产比例大幅增加。
  (三)过去相对落后的管理方式对目前的家具资产核对带来一定困扰
  1.管理手段相对落后的过去,该校家具资产的管理使用自行开发的单机版管理软件和excel表格相结合的做法,在导入信息化系统时的数据转换过程中,可能出现部分辅助信息丢失或不全。
  2.该校家具资产增置后不张贴标签,致使账物核对存在难度,很难准确一一对应。
  3.以往家具增置时取得的信息不全或存在错误信息。增置时间缺失、单位信息不全、领用人信息不全、存放地点信息不全、家具名称笼统、计量单位不统一、件数出现小数点等都直接影响家具资产的核对效率及准确率。
  (四)家具资产管理员制度还不健全。
  2013年之前,该校家具资产未实施二级管理,院系部处没有设立家具资产管理员,二级单位难以切实地全面掌握本单位的资产信息,尤其是2013年之前增置的家具资产。
  (五)学校机构的设立、撤销、分离、合并,致相关单位家具资产账目混乱,部分在账家具难以明确归属单位。
  三、下一步工作方向和展望
  (一)继续推动家具资产的核对工作。
  通过资产核对工作的开展,一方面有利于家具资产的账实相符,另一方面通过不断的资产核对来提高教职工对家具资产管理的重视程度。
  1.定期进行家具资产核对,实行以若干年一个周期的家具资产盘点。结合家具的使用年限,设计时间为若干年(如每五年)为一个周期的家具资产盘点工作。一个周期内学校各单位分批进行资产核对,核对完的家具资产在本周期内除变动情况外,如人员调动、家具增置、报废、调剂等,其余账务不作调整,尽可能减轻资产管理员的工作量。
  2.加强对完成核对单位的审核。除了信息系统和纸质材料的审核,分批对各单位自查核对结果进行抽检,实地查看已核对完成的家具,并听取各单位对家具资产核对的意见建议。
  (二)加强信息化系统的可操作性,简化核对流程,加快家具资产管理系统的更新建设。
  1.作为家具资产核对的工具和平台,一要考虑运行的稳定性,二要考虑系统的实用性。升级系统框架,简化操作流程,提炼关键数据信息,提高页面的刷新速度和数据库反馈速度。让系统更便于操作、易于操作,简单培训,即会使用。
  2.家具资产增置数据采集方式的转变,需要通过家具资产管理系统和财务报销系统的对接来完成。信息的录入工作由家具资产管理单位承担逐步向由办事职工自主录入转换。
  3.家具资产增置后打印标签,由家具使用单位负责张贴。
  (三)逐步实施家具资产三级管理制度。
  进一步简政放权,把资产管理的权力有选择地还给资产使用部门,真正落实“谁使用,谁管理”。二级管理员由房地产处授权管理,三级管理员由二级单位自主授权。按照工作计划,二级、三级管理员将在以后的家具资产管理活动中充分发挥作用,扮演二级单位家具资产管理的主要角色,变“被管理”为“主动管理”。家具资产归口管理职能部门为院系部处提供一个完善的管理平台、准确无误的数据,帮助二级单位能更好地管理本单位家具资产的措施,处理管理活动中的疑难问题、数据统计、分析等。通过三级管理制度的实施,突显简政放权的重要性和优势。
  家具资产管理本身具有一定的难度,特别是体量大、校区分散的高校,只有通过制度化、信息化建设,把家具自查核对作为常规工作,一步一步理清资产,在日常管理中收集问题和意见建议,让家具资产管理更准确、更科学,为学校的各项工作开展做好支撑保障。
 
 
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